Εάν η σύγχρονη επικοινωνία είχε ένα πεδίο μάχης αυτό θα ήταν το… ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για κάθε email που απαντάμε, δύο άλλα εμφανίζονται. Η προσπάθεια να διατηρήσουμε τον αριθμό των μη αναγνωσμένων email κάτω από τα τρία ψηφία μπορεί να μοιάζει με μια ατέρμονη μάχη. Αν και ο πειρασμός να τα… «σημειώσετε όλα ως αναγνωσμένα» πάντα υπάρχει, πιθανότατα δεν είναι η καλύτερη λύση. Μην ανησυχείτε όμως, μιας και το email overload δεν χρειάζεται να κυριαρχεί στην καθημερινότητά σας.

Δείτε πώς μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο των εισερχομένων σας με πρακτικές, εύκολα εφαρμόσιμες συμβουλές.

Τι είναι το email overload;

Με τον συγκεκριμένο όρο περιγράφουμε την υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδικά την αίσθηση ότι μας κατακλύζει ο μεγάλος όγκος των emails στα εισερχόμενά μας. Είναι σαν μια αδιάκοπη επίθεση μηνυμάτων που πλημμυρίζουν τα εισερχόμενα, προκαλώντας άγχος και ένταση. Μπορεί να προκληθεί από μια σειρά παραγόντων, όπως:

  • Λήψη πάρα πολλών email.
  • Έλλειψη διαχείρισης των email σας.
  • Μη προτεραιοποίηση των σημαντικών email.
  • Τάση να αναβάλλετε ή να αγνοείτε τα email, αφήνοντας το inbox σας να γεμίζει.

Πώς σας επηρεάζει το email overload;

Όταν το inbox σας είναι εκτός ελέγχου, δεν επηρεάζεται μόνο η παραγωγικότητά αλλά και η ευημερία σας. Μερικοί από τους ανεπαίσθητους τρόπους που μπορεί να σας επηρεάζει, περιλαμβάνουν:

  • Μειωμένη παραγωγικότητα: Αφιερώνετε περισσότερο χρόνο στο να ταξινομείτε ή να αγχώνεστε για τα email παρά στο να κάνετε ουσιαστική δουλειά.
  • Αυξημένο άγχος: Το να βλέπετε τον αριθμό των «Μη αναγνωσμένων» να αυξάνεται είναι αρκετό για να σας προξενήσει έντονο άγχος ή ανησυχία.
  • Δυσκολία συγκέντρωσης: Οι συνεχείς ειδοποιήσεις από τα email καθιστούν σχεδόν αδύνατη την βαθιά συγκέντρωση.
  • Αίσθημα εξάντλησης: Ένα inbox που συνεχώς γεμίζει είναι ένα ακόμη πράγμα στην ατελείωτη λίστα των υποχρεώσεών σας.

7 συμβουλές για το αντιμετωπίσετε

Υπάρχουν μερικά εργαλεία και συνήθειες που θα μπορούσατε να εφαρμόσετε προκειμένου να αντιμετωπίσετε το email overload. Για παράδειγμα, να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας μόνο σε συγκεκριμένες ώρες ή μέρη κατά τη διάρκεια της ημέρας. Ακολουθούν μερικές από τις καλύτερες συμβουλές:

  1. Ορίστε συγκεκριμένες ώρες για να ελέγχετε τα email σας. Μην αφήνετε το inbox σας να καθορίζει την ημέρα σας. Αντ’ αυτού, ορίστε συγκεκριμένες ώρες για να ελέγχετε τα email σας, όπως το πρωί, μετά το μεσημεριανό γεύμα και πριν φύγετε από τη δουλειά. Αντισταθείτε στην παρόρμηση να ανανεώνετε το inbox σας κάθε 10 λεπτά και θα ελευθερώσετε χώρο στο μυαλό σας για να επικεντρωθείτε σε ό,τι έχει σημασία.
  2. Χρησιμοποιήστε ετικέτες και άλλα εργαλεία για να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας. Κάντε την πλατφόρμα σας να λειτουργεί πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά. Ρυθμίστε φίλτρα για να επισημάνετε ή να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα μη επείγοντα email. Αυτό θα σας βοηθήσει να έχετε τον έλεγχο των email σας, καθώς θα περιορίσει τον αριθμό των email που εμφανίζονται στην οθόνη σας.
  3. Διαγράψτε, Αναθέστε, Κάντε. Όταν αντιμετωπίζετε ένα γεμάτο inbox στη δουλειά, δοκιμάστε τη στρατηγική της διαγραφής, της ανάθεσης ή της άμεσης αντιμετώπισης. Αν είναι άσχετο, διαγράψτε το αμέσως. Μεταβιβάστε το σε κάποιον που είναι πιο κατάλληλος να το χειριστεί ή εάν είναι εφικτό και γρήγορο, απαντήστε άμεσα.
  4. Χρησιμοποιήστε πρότυπα email. Εξοικονομήστε χρόνο και ενέργεια δημιουργώντας πρότυπα που μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν για συχνές απαντήσεις. Έχετε μια συχνή ερώτηση; Χρησιμοποιήστε μια έτοιμη απάντηση και τροποποιήστε την ανάλογα με τις ανάγκες σας. Θα μειώσετε την κόπωση από τη λήψη αποφάσεων και θα παραμείνετε συνεπείς χωρίς κόπο.
  5. Απαντάτε στα email μόνο όταν βρίσκεστε στο γραφείο σας. Αυτός είναι ένας εύκολος τρόπος για να διατηρήσετε την ισορροπία ανάμεσα στην εργασία και την προσωπική ζωή. Ξεκινήστε τη μέρα σας με θετική διάθεση: κάντε μια γρήγορη βόλτα, απολαύστε το φυσικό φως ή πιείτε τον καφέ σας χωρίς τεχνολογία. Ομοίως, αποφύγετε να απαντάτε σε email από το κινητό σας, εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο. Απαντάτε στα email μόνο από το γραφείο σας, όπου μπορείτε να τους δώσετε την κατάλληλη προσοχή.
  6. Κάντε declutter στο inbox σας. Ένα γεμάτο inbox είναι εχθρός της παραγωγικότητας. Αφιερώστε 15 λεπτά για να καθαρίσετε τα email σας, διαγράφοντας την εγγραφή σας από οτιδήποτε δεν σας ενδιαφέρει πλέον.
  7. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις email. Οι συνεχείς ειδοποιήσεις και τα αναδυόμενα παράθυρα αποσπούν γρήγορα την προσοχή. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις email στο τηλέφωνο και τον υπολογιστή σας, αφού δεσμευτείτε να ελέγχετε τα email σας κατά τις προγραμματισμένες ώρες.