Οι αποτελεσματικές επικοινωνιακές δεξιότητες είναι ζωτικής σημασίας τόσο στο χώρο εργασίας όσο και εκτός. Αποτελούν βασικό εργαλείο για όσους ηγούνται ομάδων, για τα μέλη που τις απαρτίζουν αλλά και για κάθε άτομο που συνεργάζεται ή δρα αυτόνομα. Και τα καλά νέα; Η βελτίωσή τους δεν είναι πιο εύκολη από ό,τι φαντάζεστε.
Οι 5 πυλώνες της επικοινωνίας
Πιθανότατα έχετε συναντήσει περισσότερους από έναν τύπους επικοινωνίας. Είναι απαραίτητο να αναπτύξετε δεξιότητες που καλύπτουν κάθε τύπο για να διασφαλίσετε αποτελεσματική επικοινωνία στον χώρο εργασίας. Ακολουθούν πέντε τύποι επικοινωνίας στους οποίους μπορείτε να εστιάσετε:
- Προφορική επικοινωνία: Ανταλλαγή σκέψεων μέσω ομιλίας. Παραδείγματα περιλαμβάνουν παρουσιάσεις, ατομικές συναντήσεις και βίντεο-κλήσεις.
- Γραπτή επικοινωνία: Έκφραση ιδεών μέσω email, χειρόγραφων σημειώσεων, μηνυμάτων.
- Μη λεκτική επικοινωνία: Πληροφορίες που μεταφέρονται μέσω της γλώσσας του σώματος, των εκφράσεων του προσώπου, των χειρονομιών και του τόνου της φωνής. Η προσοχή στη μη λεκτική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας, καθώς επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο το μήνυμά σας γίνεται αντιληπτό από τους άλλους.
- Ενεργητική ακρόαση: Προσεκτική λήψη πληροφοριών. Η ενεργητική ακρόαση περιλαμβάνει όχι μόνο την ακρόαση αλλά και την πλήρη συμμετοχή στη συζήτηση χωρίς να σας απασχολεί η απάντησή σας.
- Επικοινωνία με βάση τα συμφραζόμενα: Πληροφορίες που κοινοποιούνται με αμοιβαία, συχνά άρρητη, κατανόηση των διαπροσωπικών σχέσεων και του εργασιακού περιβάλλοντος.
Πώς ορίζεται η αποτελεσματική επικοινωνία;
Ένας άνθρωπος που επικοινωνεί αποτελεσματικά, όχι μόνο μεταφέρει το μήνυμά του με σαφήνεια, αλλά ακούει και ενεργά τους άλλους. Μπορεί να κατανοήσει το κοινό του, λαμβάνοντας υπόψη τα συναισθήματα και τις σχέσεις που επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνεται το μήνυμα.
Αυτή η δεξιότητα περιλαμβάνει την κατανόηση του feedback που παρέχεται τόσο από λεκτικά όσο και από μη λεκτικά στοιχεία, όπως ο τόνος της φωνής, οι εκφράσεις του προσώπου και η γλώσσα του σώματος.
Η καλή επικοινωνία στον χώρο εργασίας επιτρέπει την απρόσκοπτη συνεργασία μεταξύ συναδέλφων και ενδυναμώνει τις σχέσεις ενώ στην προσωπική ζωή ευνοεί την αυθεντική σύνδεση. Ανεξάρτητα από το στυλ επικοινωνίας, η αποτελεσματική επικοινωνία περιλαμβάνει τη σύνδεση με τους άλλους. Σκεφτείτε την ως μια συζήτηση που προσαρμόζεται και ρέει με βάση το feedback που λαμβάνετε σε πραγματικό χρόνο.
Επικοινωνιακές δεξιότητες – Πώς θα τις βελτιώσετε
Τα καλύτερα μηνύματα είναι συχνά απλά. Αποτελεσματική επικοινωνία στον χώρο εργασίας σημαίνει να μεταφέρετε το μήνυμά σας συνοπτικά, διατηρώντας παράλληλα το ενδιαφέρον και διασφαλίζοντας ότι καλύπτονται όλα τα βασικά σημεία. Μερικές συμβουλές που θα μπορούσατε να δοκιμάσετε, περιλαμβάνουν:
- Λάβετε υπόψη το κοινό σας: Προσαρμόστε το μήνυμά σας στα ενδιαφέροντα του ακροατηρίου σας για να προσελκύσετε την προσοχή τους φυσικά. Έτσι θα εμπλακούν περισσότερη στη συζήτηση.
- Μην χρησιμοποιείτε 10 λέξεις όταν αρκεί μία: Ακόμα και το πιο αφοσιωμένο κοινό θα χάσει το ενδιαφέρον του εάν το μήνυμά σας δεν είναι συνοπτικό. Επικοινωνήστε αποτελεσματικά διατηρώντας τα πράγματα απλά και στοχευμένα. Να θυμάστε ότι, ενώ ήδη γνωρίζετε τι πρόκειται να πείτε, το ακροατήριό σας το ακούει για πρώτη φορά.
- Σκεφτείτε την καλύτερη μέθοδο για να μεταφέρετε το μήνυμά σας: Εάν το μήνυμά σας δεν είναι επείγον, σκεφτείτε να στείλετε ένα email ή ένα υπόμνημα. Η γραπτή επικοινωνία δίνει χρόνο για αναθεώρηση και σκέψη.
- Αξιοποιήστε την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο: Όσον αφορά τη μετάδοση σημαντικών μηνυμάτων, η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο προσθέτει πολλαπλά επίπεδα βάθους. Οι εκφράσεις του προσώπου, η γλώσσα του σώματος και ο τόνος της φωνής παρέχουν feedback σε πραγματικό χρόνο, που θα σας βοηθήσει να καταλάβετε εάν το μήνυμά σας γίνεται κατανοητό.
- Μην ξεχνάτε την οπτική επαφή: Στην επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο, η οπτική επαφή πρόκειται για έναν από τους καλύτερους τρόπους για να διαπιστώσετε εάν κάποιος ακούει προσεκτικά ή εάν το μυαλό του περιπλανιέται. Η οπτική επαφή μπορεί να μεταδώσει αυτοπεποίθηση και δέσμευση, σηματοδοτώντας ότι και τα δύο μέρη είναι πλήρως παρόντα στη συζήτηση.
