Σου έχει ξανασυμβεί: υπόσχεσαι ότι θα τελειώσεις αυτή την αναφορά μέχρι την Πέμπτη, διαβεβαιώνεις τον σύντροφό σου ότι «θα είσαι έτοιμος σε 5 λεπτά» ή προγραμματίζεις back-to-back ραντεβού χωρίς κανένα περιθώριο. Ύστερα, η πραγματικότητα έρχεται να σε διαψεύσει, οι προθεσμίες περνούν και αναρωτιέσαι γιατί πάντα υπολογίζεις λάθος τον χρόνο.
Δεν είσαι μόνος. Και δεν είσαι απλώς κακός στον προγραμματισμό. Οι περισσότεροι άνθρωποι τείνουν να υποτιμούν συστηματικά τον χρόνο, το κόστος και τις δυσκολίες ενός έργου, ενώ ταυτόχρονα υπερεκτιμούν τα πιθανά οφέλη.
Ο χρόνος είναι χρήμα
Όταν σκέφτεσαι π.χ. ότι ένα email θα σου πάρει «μόνο 2 λεπτά», φαντάζεσαι μόνο την πράξη του να το γράψεις και να το στείλεις. Αγνοείς τα μικροπράγματα που προκύπτουν στην πορεία: άλλα emails που σε διακόπτουν, η αναζήτηση στοιχείων, η αναθεώρηση. Κι έτσι, αυτό που νόμιζες πως θα τελειώσει γρήγορα, τελικά σε καθυστερεί.
Δεν είναι τυχαίο ότι μεγάλα έργα ξεφεύγουν συστηματικά σε χρόνο και χρήμα. Η Όπερα του Σίδνεϊ, για παράδειγμα, είχε προγραμματιστεί να ολοκληρωθεί το 1963 με κόστος 7 εκατομμύρια δολάρια. Γιατί συμβαίνει αυτό; Κάθε εμπλεκόμενος κάνει αισιόδοξες προβλέψεις, οι οποίες συσσωρεύονται και οδηγούν σε εξωπραγματικές προσδοκίες. Επιπλέον, όταν ξεπερνάμε τα όρια, αρνούμαστε να αποδεχτούμε την αποτυχία και συνεχίζουμε να «ρίχνουμε» χρόνο και χρήμα σε κάτι που έπρεπε να έχει επανασχεδιαστεί εξαρχής.
Ρεαλιστικός σχεδιασμός
Όταν εκτιμάς σωστά τον χρόνο, μειώνεις το άγχος, παραδίδεις πιο ποιοτική δουλειά και ενισχύεις την αξιοπιστία σου. Κι ενώ ίσως νομίζεις ότι «παίρνεις λιγότερα ρίσκα», στην πραγματικότητα κερδίζεις: χρόνο, ελευθερία και ηρεμία.
Πώς θα το πετύχεις αυτό;
1. Κοίτα το δάσος και όχι μόνο το δέντρο
Αντί να βασίζεσαι στην εσωτερική σου εικόνα για την εργασία, δες τι έχει συμβεί στο παρελθόν. Πόσο σου πήρε πραγματικά να ετοιμάσεις την προηγούμενη παρουσίαση; Κράτα σημειώσεις. Ακόμη κι ένα απλό ημερολόγιο έργων βοηθά.
2. Πρόσθεσε ποσοστά, όχι λεπτά
Αντί να προσθέτεις 10 λεπτά παραπάνω, υπολόγισε +25% στον εκτιμώμενο χρόνο. Αν και πάλι δεν φτάνει, βάλε +50%. Ίσως τελικά να χρειαστείς +100% ή και +150%.
3. Σπάσε το έργο σε μικρά βήματα
Οι μεγάλοι στόχοι είναι γεμάτοι ασάφεια. Το «ετοίμασε την αναφορά» είναι θολό. Το «μάζεψε τα στοιχεία πωλήσεων» είναι σαφές και προβλέψιμο.
4. Προγραμμάτισε το χρόνο ανάποδα
Ξεκίνα από την ημερομηνία λήξης και φτιάξε το πλάνο σου προς τα πίσω. Τοποθέτησε στο ημερολόγιο τα επιμέρους βήματα. Πρόσθεσε επιπλέον χρόνο. Ρώτα τον εαυτό σου: Θέλεις όντως να τελειώσεις στο «παρά πέντε»;
5. Δεσμεύσου στο συγκεκριμένο
Μην λες «κάποια στιγμή την Τρίτη». Πες: «Αν είναι 9 π.μ. την Τρίτη, τότε θα δουλέψω 30 λεπτά στην πρόταση». Οι «f-then» δεσμεύσεις λειτουργούν εκπληκτικά καλά, σύμφωνα με την ψυχολογική έρευνα.
